「営業リストをExcelで作りたいけど、どんな項目を入れればいいか分からない」「作ったはいいけど、すぐ情報が古くなって使えなくなる」——そんな悩みを抱えていませんか。
高額なCRMやSFAを導入しなくても、Excelで十分に使える営業リストは作れます。ただし、項目の設計や運用ルールを間違えると、作った時間がムダになりかねません。
この記事では、Excelで営業リストを作る具体的な手順から、成果につなげるための管理方法、そしてデータ収集を効率化するコツまでを解説します。
なぜ今でも営業リストはExcelで作る企業が多いのか
世の中にはSalesforceやHubSpotなど、高機能な営業管理ツールが数多くあります。それでもExcelが選ばれ続ける理由は、大きく3つあります。
1つ目は、導入コストがゼロであること。Microsoft 365やGoogleスプレッドシートを含めれば、ほとんどの企業がすでに使える環境を持っています。
2つ目は、操作に馴染みがあること。新しいツールを導入すると、社内教育や定着にどうしても時間がかかります。Excelならほとんどの社員がすぐ使えます。
3つ目は、自由度の高さ。自社の営業スタイルに合わせて、項目を自由にカスタマイズできます。
ただし、Excel管理には落とし穴もあります。担当者ごとにバラバラのフォーマットで管理してしまう「属人化」、更新が止まって古い情報のまま使い続ける「データ劣化」、同じ企業が何行にも重複して入っている「重複問題」。これらを防ぐには、最初の項目設計と運用ルールが非常に重要です。
成果が出る営業リストのExcelテンプレート設計
営業リストの出来を左右するのは、最初にどんな項目を設定するかです。「とりあえず会社名と電話番号だけ」では、後から必ず困ります。
以下が、営業リストに最低限入れるべき10項目です。
| No. | 項目名 | 入力例 | 用途 |
|---|---|---|---|
| 1 | 会社名 | 株式会社〇〇 | 基本情報 |
| 2 | 電話番号 | 03-XXXX-XXXX | テレアポ用 |
| 3 | メールアドレス | info@example.com | メール営業用 |
| 4 | 住所 | 東京都渋谷区〇〇 | エリア分析・DM用 |
| 5 | 業種 | IT／製造／飲食 等 | セグメント用 |
| 6 | 企業URL | https://example.com | 事前調査用 |
| 7 | 担当者名 | 山田太郎 | パーソナライズ |
| 8 | ステータス | 未着手／架電済／アポ取得 | 進捗管理 |
| 9 | 最終接触日 | 2026/02/08 | フォロー管理 |
| 10 | 備考 | 「4月に予算確定」等 | 追加メモ |
テンプレート設計のコツを3つ紹介します。
まず「入力規則」の設定です。業種やステータスの列にプルダウンリストを設定しておくと、表記ゆれを防げます。「IT」「情報技術」「ソフトウェア」とバラバラに入力されると、後からフィルターで絞り込めなくなります。Excelの「データ」タブ→「入力規則」から、リスト形式で選択肢を設定しましょう。
次に「テーブル機能」の活用です。データ範囲を選択して「Ctrl + T」を押すだけで、Excelテーブルに変換できます。テーブル化すると、行の追加時に書式が自動適用され、フィルターやソートも簡単になります。
最後に「条件付き書式」です。たとえば「最終接触日が30日以上前のセルを赤く表示」と設定すれば、フォローが必要な先が一目で分かります。設定手順は、対象の列を選択→「ホーム」タブ→「条件付き書式」→「新しいルール」→「数式を使用」で、「=TODAY()-I2>30」のような数式を入力するだけです。
なお、項目数が多すぎると入力が面倒になり、結局更新されなくなります。上記の10項目を基本として、自社の営業スタイルに合わせて「従業員数」「資本金」「流入経路」などを必要に応じて追加するのがおすすめです。最初から完璧を目指すより、運用しながら改善していく方が定着しやすいでしょう。
Excelで営業リストを作る具体的な3つの方法
テンプレートが完成しても、肝心の企業データがなければ始まりません。Excelに入れるデータの収集方法は、大きく3つあります。
方法①：Webサイトから手動で情報収集する
Googleマップやポータルサイトで検索し、企業名・電話番号・住所などを1件ずつコピペしていく方法です。費用はかかりませんが、とにかく時間がかかります。1件あたり3〜5分、100件で5〜8時間、1,000件ともなると丸々1週間以上を費やすことになります。
この方法の最大の問題は、手作業でのリスト作成にかかる本当のコストでも解説しているように、人件費に換算すると決して「無料」ではないという点です。
方法②：公的データベースを活用する
国税庁の法人番号公表サイトでは、全国の法人名・所在地・法人番号をCSVでダウンロードできます。無料で大量のデータを入手できますが、電話番号やメールアドレスは含まれません。テレアポやメール営業に使うには、結局追加の情報収集が必要になります。
方法③：収集ツールで自動取得してExcelに出力する
企業情報を自動収集するツールを使い、CSVで出力したデータをExcelに取り込む方法です。手作業の何十倍もの速度でデータが集まり、電話番号・メールアドレス・住所・企業URLなど必要な項目が一括で取得できます。
| 比較項目 | 手動収集 | 公的DB | 収集ツール |
|---|---|---|---|
| コスト | 人件費（高） | 無料 | ツール利用料 |
| 収集速度 | 1件3〜5分 | 一括DL可 | 自動（数千件/日） |
| 電話番号 | ○ | × | ○ |
| メールアドレス | △（手間大） | × | ○ |
| 情報の鮮度 | 収集時点 | 登記情報のみ | リアルタイム |
Excelの営業リスト管理で必ず押さえるべき運用ルール
せっかく良いリストを作っても、運用ルールがなければすぐに使い物にならなくなります。ここでは、Excel管理で押さえるべきポイントを紹介します。
ウィンドウ枠の固定は必須です。 ヘッダー行が見えなくなると、どの列に何が入っているか分からなくなります。「表示」タブ→「ウィンドウ枠の固定」で、1行目を固定しておきましょう。
重複データは定期的にチェックしましょう。 同じ企業が複数行に入っていると、同じ先に何度も営業電話をかけてしまうリスクがあります。COUNTIF関数を使えば簡単に重複を発見できます。たとえばA列の会社名で重複を見つけるなら、B列に「=COUNTIF(A:A,A2)」と入力し、2以上の値が出たセルが重複です。条件付き書式と組み合わせれば、重複セルを自動でハイライトすることもできます。
最も重要なのは、情報の定期更新です。 営業リストは「作って終わり」ではありません。電話番号の変更、移転、廃業など、企業情報は日々変わります。古い情報のまま架電すると、つながらない番号に時間を取られるだけでなく、「まだその番号に電話してるの？」と相手の心証を損ねることにもなります。
目安として、月に1回はリスト全体の棚卸しをすることをおすすめします。ステータスが「未着手」のまま3ヶ月以上放置されている先は、情報が古くなっている可能性が高いです。そうした先は改めて企業サイトを確認するか、新しいデータに差し替えましょう。
あなたのリストは大丈夫？営業リスト鮮度3つの診断ポイントで自社リストの状態をチェックしてみてください。
Excelでの営業リスト作成を「データ収集だけ」自動化する方法
ここまで読んで、「Excelでの管理は続けたい。でもデータ収集が大変すぎる」と感じた方は多いのではないでしょうか。
実はその悩みには、ちょうどいい解決策があります。Excelでの管理はそのままに、データ収集の部分だけを自動化するという方法です。
営業リスト作成ツール「IZANAMI」は、Googleマップやiタウンページ、求人サイトなど複数のWebサイトから企業情報を自動収集し、CSVで出力できるツールです。出力されたCSVをExcelに取り込めば、自分好みのテンプレートでそのまま管理できます。
特に便利なのが差分モードという機能です。過去に収集したリストと比較して、新しく掲載された企業だけを抽出してくれます。つまり、まだ他社から営業されていない「新着企業」だけをピンポイントで集められるということです。
月額7,800円で収集件数は無制限。リスト購入業者から数万円で買い切りのリストを購入するよりも、常に最新の情報を低コストで手に入れることができます。年間コストで比較しても、他社ツールの約1/10という価格帯です。
収集できる情報は、会社名・電話番号・住所・メールアドレス・企業URL・FAX番号・代表者名など。まさにExcelの営業リストテンプレートに必要な項目がそのまま揃います。業種やエリアで絞り込んだ収集もできるので、自社のターゲットに合ったリストをピンポイントで作成可能です。
「Excelは使い慣れているから変えたくない。でもリスト作成の手間だけは減らしたい」——そんな方にとって、データ収集だけを自動化するというアプローチは、もっとも現実的な選択肢といえるでしょう。
まとめ｜Excelでの営業リスト作成を成功させるポイント
Excelで営業リストを管理すること自体は、まったく問題ありません。むしろ中小企業にとっては、コストや操作性の面で合理的な選択です。
ただし成果を出すためには、3つの要素がそろっている必要があります。
1つ目は、入力規則やテーブル機能を活用した正しいテンプレート設計。2つ目は、重複チェックや定期更新といった運用ルールの徹底。そして3つ目は、収集データの鮮度を保つ仕組みです。
特に3つ目の「データの鮮度」は、手作業だけでは限界があります。データ収集の自動化を取り入れることで、Excelでの営業リスト運用は格段にレベルアップします。
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